Sự khác biệt giữa GSA (General Sales Agent) và CSA (Cargo Sales Agent) trong ngành vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

Xin chào tất cả các bạn đọc giả.

Mình viết bài viết này nhằm giúp các bạn hiểu được thêm như thế nào là một GSA và CSA trong ngành Logistics về việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, sự khác biệt giữa chúng là gì và sẽ có những vị trí việc làm nào trong những công ty này. Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và có một số phần chưa có nguồn chỉ dẫn, mình dựa trên kinh nghiệm thực tế để viết lại theo cách hiểu của mình, mong rằng sẽ nhận được sự ủng hộ và đóng góp từ các bạn.

Hai cụm từ sẽ được đề cập ở đây là GSA và CSA.

I. GSA là gì?

General Sales Agent (GSA) theo Trung tâm hỗ trợ các hãng hàng không tại các quốc gia châu Âu Mindpearl:

General Sales Agent đóng vai trò là một văn phòng đại diện cho hãng hàng không tại một quốc gia cụ thể mà họ không thực sự vận hành các chuyến bay, nhưng họ có thể tạo ra doanh thu từ hoạt động bán cước vận chuyển hàng hóa¹. 

Theo nhận định của tổ chức không vận Corvus về GSA, họ cho rằng trách nhiệm của một GSA là cung cấp hoặc thuê mướn văn phòng tại quốc gia hay khu vực cụ thể theo tiêu chuẩn của quốc gia hoặc khu vực đó, các GSA này sẽ tự huy động nguồn vốn để duy trì hoạt động kinh doanh, trả lương cho nhân viên, thực hiện nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước. Bên cạnh đó, nhờ vào sự hiểu biết về thị trường của khu vực hay quốc gia đó, các GSA sẽ dễ dàng nắm bắt được sự phát triển của thị trường và đề ra các chính sách thúc đẩy hoạt động kinh doanh cho các hãng hàng không2.

Như vậy, trong ngành vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, GSA đóng vai trò là một người đại diện bán cước vận chuyển và dịch vụ cho một hay nhiều hãng hàng không tại một quốc gia hoặc một khu vực được chỉ định. GSA tại quốc gia hay khu vực được chỉ định có toàn quyền hoạch định về khối lượng hàng hóa vận chuyển, tìm kiếm khách hàng và hoạt động marketing cho mình. Những GSA này khi bán cước cho các hãng hàng không sẽ được nhận một khoản gọi là hoa hồng (commission) từ 3 - 5% trên giá cước đã bán

Câu hỏi đặt ra là tại sao họ có quyền được bán cước cho nhiều hãng hàng không? Có giới hạn nào dành cho một GSA về số lượng hãng hàng không mà họ đại diện? Câu trả lời là tùy theo quy mô của công ty và năng lực làm việc của nhân viên mà các GSA sẽ nhận làm đại diện

II. CSA là gì?

Cargo Sales Agent (CSA) đóng vai trò là một đại lý bán cước vận chuyển và dịch vụ cho một hãng hàng không tại một quốc gia hoặc khu vực được chỉ định. Họ cũng nhận được hoa hồng sau khi đã bán được cước vận chuyển. Tuy nhiên, khác với GSA, CSA chịu sự kiểm soát của tổng đại lý hãng bay tại quốc gia hoặc khu vực được chỉ định trong việc hoạch định về sản lượng, chiến lược marketing và tổng đại lý hãng bay sẽ có nhiều CSA trong khi GSA được là văn phòng đại diện cho nhiều hãng bay khác nhau.

Vậy thì các vị trí việc làm trong GSA và CSA có khác nhau nhiều hay không? Câu trả lời là tùy thuộc vào bộ máy tổ chức của các công ty là GSA và các công ty là CSA cho một văn phòng đại diện hãng bay. Chúng ta sẽ xem các bộ phận được thành lập của một CSA hãng hàng không như thế nào nhé:

III. Các bộ phận trong GSA và CSA

1. Bộ phận Sales

Thông thường đối với những công ty vừa và nhỏ, các CSA sẽ có ít nhất là 1 người nhân viên kinh doanh (Sales Man), họ sẽ vừa làm nhiện vụ lên kế hoạch hoạch định sản lượng cho mỗi chuyến bay, báo cáo cho tổng đại lý và sau đó sẽ tìm nguồn hàng. Hoặc sẽ có 2 người: 1 nhân viên kinh doanh (Sales Man) và 1 người là Giám sát kinh doanh (Sales Supervisor). Nhân viên giám sát kinh doanh đối với các công ty vừa và nhỏ cũng sẽ làm nhiệm vụ như nhân viên kinh doanh và đồng thời sẽ phải chịu sự quản lý trực tiếp của các cấp quản lý và tổng đại lý trong việc giám sát mọi hoạt động và tiến độ hoạt động của bộ phận kinh doanh.

Đối với các công ty lớn sẽ như một GSA sẽ có cả một đội ngũ kinh doanh bao gồm các nhân viên kinh doanh, người giám sát kinh doanh và giám đốc kinh doanh.

2. Bộ phận Dịch vụ khách hàng và Booking

Đây là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh lĩnh vực vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không. Số lượng đơn hàng tiếp nhận một ngày có thể sẽ rất nhiều và các nhân viên kinh doanh sẽ không thể nào luôn túc trực ở văn phòng để có thể trả lời điện thoại và xuất booking cho khách vì họ phải ra ngoài tìm kiếm khách hàng, chính vì thế sẽ có một bộ phận nhân viên dịch vụ khách hàng luôn túc trực tại văn phòng để hỗ trợ cho khách hàng các vấn đề trong quá trình vận chuyển hàng hóa, vấn đề về các thủ tục v.v. Cụ thể hơn là những vấn đề như thông báo các quy định và thông báo mới từ hãng hàng không, các vấn đề liên quan đến chứng từ, không vận đơn, giờ cắt máng và gửi booking confirmation cho khách hàng khi tổng đại lý chấp nhận lô hàng đó. Số lượng nhân viên dịch vụ khách hàng và booking cần ít nhất là một người là có thể hoạt động được.

Đối với GSA, mỗi một hãng hàng không họ nhận làm đại diện sẽ có ít nhất 1 nhân viên dịch vụ khách hàng chuyên tư vấn và giải đáp thắc mắc cho khách hàng đi hãng hàng không đó, như vậy mức độ hiệu quả sẽ cao hơn.

3. Bộ phận Operation

Khi thực hiện một lô hàng xuất hoặc nhập khẩu, khâu đầu tiên sẽ là các nhân viên kinh doanh đi tìm kiếm nguồn hàng, sau đó bộ phận dịch vụ khách hàng và booking sẽ xuất booking confirmation cho khách để khách hàng đóng hàng và gửi đến kho. Khâu cuối cùng trước khi hàng được chất lên máy bay để được vận chuyển sẽ do bộ phận Operation phụ trách. Bộ phận Operation sẽ thực hiện việc xuất không vận đơn cho khách hàng, nhập hệ thống, lập bộ chứng từ để lưu và giao nộp không vận đơn cùng chúng từ khách hàng gửi đến kho. Công việc này đòi hỏi phải đi lại nhiều nên hầu hết các công ty thường tuyển nam cho vị trí này, tuy nhiên, nữ cũng làm được công việc này. Bộ phần này cần ít nhất một người là có thể thực hiện được.

Đối với GSA, một nhân viên Operation có thể đảm nhiệm được công việc này cho nhiều hãng hàng không trong khả năng của họ.

Kết luận

Các vị trí công việc của GSA và CSA gần như hoàn toàn giống nhau trên thực tế tùy mỗi tổ chức khác nhau sẽ có những cách tổ chức bộ máy khác nhau nhưng vẫn đảm bảo được các bộ phận chức năng trên.

Như vậy, bài viết này đã chỉ ra được sự khác nhau về quyền hạn hoạt động của GSA và CSA trong ngành vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không và các bộ phận hoạt động chính trong lĩnh vực này, hi vọng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho các bạn trong việc lựa chọn lĩnh vực này.

Chúc các bạn thành công.


Tài liệu tham khảo:

1. Mindpearl. "Aviation Industry Case Study: General Sales Agent (GSA) Support Delivery", <https://www.mindpearl.com/case-study/general-sales-agent-gsa-support-delivery/>.
2. Corvus Aviation. "Knowledge base: What does a GSA do?", <http://www.corvus-aviation.com/2015/06/27/what-does-a-gsa-do/>.